制勝創新管理顧問公司

專業外訓,新員工特訓不能少!

制勝創新管理顧問----企業知識講堂

《專業外訓,新員工特訓不能少!》

     王世勳老師 撰寫

        隨著企業發展,自身培訓體系構建成熟下,覺得“容易”的新員工課程,就大多用所培養內訓師自己全方位培養,針對新員工年輕化的趨勢考慮不周,課程依然故我,不更新換代同時難免遇到內訓師轉訓力不足,部分課程開不了卻“趕鴨子上架,”尤其是新員工培訓往往採取大班、混合培訓等方式進行,會造成考慮不周,流於形式的問題。
建議:從企業內部培訓不能產生實效、全面解決新員工培訓的問題入手,放大企業外訓的專業、系統、實戰性方面入手。
企業內的教育訓練為企業經營活動的一環,因為企業的經營與發展,有賴於知識、技術及能力優良的各類人才,而人才的養成,則端視規劃完善的教育訓練。多數企業常將「人是最重要的資產」掛在嘴邊,但在企業經營的過程中,對財務、業務、行銷、生產等各項進行規劃,卻往往獨缺對人力資源系統性的計畫,直到需要用人時,才警覺到人才的匱乏。對企業而言,實施教育訓練是為彌補經營目標與現況人力資源的落差,將員工能力不足的損失,控制到最小;另一方面,透過教育訓練提升員工知能,開啟學習動機,進而促進工作的滿足感。 因此,企業實施教育訓練是公司經營不可或缺的一部份,而實施教育訓練的目的,乃在於協助企業實現經營理念與達成企業目標。

        教育培訓規劃是依據企業發展的需要,通過各種教育培訓途徑,為公司培養當前和未來所需要的適用員工。人才發展戰略必須通過企業內訓與外訓相結合的方法,運用內部訓練,可充份發揮經驗傳承、溝通價值觀與經營理念;活用外部訓練資源,則可引進新知、新作法,因此,組織高層參加高階培訓,中層參加專業培訓,來加速管理人員的培養、選拔工作,宣導鼓勵創新的領導作風, 推行老員工帶新員工、職位輪換的培養形式,建立廣納群賢、人盡其才的用人機制;加大培訓經費的投入,有計劃、有重點地安排好企業決策層、中高層管理人員、 專案經理、專業技術人員、業務系統管理人員的職位培訓和繼續教育等,實現了學習型組織企業的理想。
隨著企業的日益蓬勃發展,各企業無一不對自身培訓內部講師在努力,以目前實際狀況而言,大多採取兼任內部講師的作法,由於本身有固定的工作任務要完成,經常無法有效且落實的執行培訓工作,課程安排上無法針對需要去設計,充其量都是用大班制混合培訓方式去做且容易流於形式,到底新進員工真正需要瞭解的知識和所具備的能力是甚麼?又是否配合需要去開課?還是開課不了?而課程內容又是否符合年輕化新員工的期待?等等,都是必須考慮的問題,企業內教育訓練人員的角色其實是充滿多元化的,它具備的角色如下:

(一)研究者
‧分析公司各種營運資料,針對瓶頸或問題所在加以研究,找出原因,再決定是否可用訓練來解決。
‧市場有什麼新趨勢、新的訓練方法、訓練成功或失敗的案例。

(二)規劃者
‧什麼問題應先解決。
‧什麼訓練應該做。
‧訓練的計畫表。
‧期望達成的目標。

(三)執行者
‧訓練進行的安排。
‧受訓人員的反應。
‧學習狀況的掌控。
‧訓練費用的控管。

(四)評估者
‧訓練的執行與目標差距。
‧訓練的結果與報告。
‧預算的分配與使用。
‧受訓者的工作表現。

(五)協調者
‧受訓人員與其主管對訓練的認知。
‧受訓人員的選定。
‧各單位訓練需求的調整與溝通。

瞭解角色後還須認識教育訓練人員應具備的能力,「能力」乃指有效扮演某種角色所需的知識、技能以及其他特質(如態度、價值觀等)。教育訓練工作人員可針對以下各項來評量自己所具備的能力現況︰人與組織問題的研究.需求分析.課程設計.學習理論.教學技巧.教材發展.溝通協調.行政處理.訓練評鑒.團體動力.人力規劃等,
教育訓練工作在企業雖然具有相當重要的地位,但由於訓練成效的不易評量,因此訓練單位常被視為花錢的單位,每逢不景氣,第一個被刪除預算的,常是訓練的相關活動。而每天辛苦忙碌為同仁服務,卻被視為理所當然,得不到肯定,更挫折的是,往上看得到的位置,永遠輪不到。其實,若要公司同仁能重視教育訓練人員的專業與必要性,則需要先自我培養成全方位的教育訓練人員。全方位的教育訓練人員發展,可以從以下幾項的


專業領域來培養:

(一)管理對企業而言,教育訓練是一項投資,因此就必須進行績效的管理。教育訓練人員必需學習在整個訓練活動的迴圈中,對各種事物進行有效能的規劃與安排;同時,也能結合其他部門主管的力量共同推動。常見的狀況是訓練人員自己累的半死,卻不懂得授權,所以,有關管理的專業,有機會能去多接觸,並隨時運用在日常的活動中。又因教育訓練人員所從事的工作是在培育全公司的人才,對於組織管理上的能力,更是不可或缺。

(二)行銷
教育訓練活動的參與狀況,常是訓練人員傷腦筋的一件事,就如同市面上所有的商品,皆需經過精心設計的行銷活動才有銷路,對訓練活動的推廣也需要策略,做好行銷規劃。一個新的課程如何引起興趣、如何溝通、如何創造口碑、如何找使用者推薦,都是行銷的重點。當然,最根本的是產品本身是否良好,是否有其獨特性,而這就有賴教育訓練人員的專業判斷。因此,與行銷相關的課題,也是教育訓練工作者值得去涉獵的。

(三)學習
企業內教育訓練是成人學習的一部份,成人學習者其理解能力與事務轉化的能力強,成人學習後其實踐與持續運用的能力也強,而且成人習慣用自己的方法來學。面對這樣的學員特性,教育訓練人員必須能熟悉學習的專業,妥善的加以運用此學習特性,幫助學員學習的更好。此外,企業常喜歡運用專業經理人來擔任內部講師,但往往專業能力強卻不見得有教學的能力,此時就非常仰賴教育訓練人員的協助,因此,學習專業的鑽研,是訓練工作者責無旁貸的。除此,訓練人員的工作乃不斷在創造、思考及付出,所以不斷地學習新知,對訓練人員來說是相當重要的。

        所有的教育訓練工作,許多都涉及組織的運作與發展,另一方面涉及人在組織中的行為模式與表現,經常看到的現象是急著辦訓練,卻忽略訓練最終的目的,使得花了時間精力還獲得反效果。顧問的能力能協助個人在複雜的組織環境中厘清問題的真象,並以系統性的方式獲得解答;所以,學習顧問的專業性,將可大幅提高教育訓練工作的績效與地位。因此藉助企業外訓的專業.系統和實戰性就非常重要了,外部培訓師會客制化的瞭解並掌握企業需求,去安排教育訓練的活動,在過程中會運用顧問技巧(問題.分析.歸納.對策去解決問題)
一般企業的作法是由老闆指派專人負責,從找課程.排課程.找學員.上課.講義報告交回,就算完成整個流程,而外部顧問業專業作法是1.做訓練需求分析(包含:組織分析.工作分析.人員分析)2.做年度訓練規劃(OJT. SD. OFF-J-T) 3.做課程規畫(課程計畫.資源選擇.教學設計.學員手冊編印)4.課程行政(課前準備.課中進行.課後檢討)5.訓練評估(課程績效評估)
總之新員工的特訓除了企業內部經驗的傳承經營理念的傳達價值觀的溝通之外有效率的利用外部培訓來增加員工的認知與體悟讓他們真正學到實用的技巧充分運用在工作上創造出更高的績效將是內外部聯合培訓計畫的主要目的。

本文作者:王世勳老師
顧問、培訓、演講導師---三體(體悟.體驗.體察)講師
王世勳講師長年致力於輔導企業、改善績效、融洽管理、促進合作,擁有豐富企業管理、教育訓練的實戰經驗。是實務結合理論的實戰派講師,授課風格生動活潑、幽默風趣,課程內容豐富精彩、實用有效。
 
管理實務培訓,領導力、共識營(Team building)、策略思考。顧問公司服務: 策略目標到關鍵任務行動, 人才管理, 組織管理, 領導力, 文化氛圍。行銷策略輔導的顧問公司。 而「人」是企業最珍貴的資產,因此顧問公司將協助企業以核心價值與企業文化為基石,發展豐富有用的人才為依歸,以永續經營為目標。